導入事例
常滑運輸株式会社様

本記事のサマリー

常滑運輸は「紙とFAX」や、イレギュラー化したシステムによる二重入力や部署間の分断、残業の常態化に悩まされていました。現場の特殊な配車に合う直感的な「ロジックス」を導入した結果、経理工数が半減し1日3〜4時間の効率化を達成。売上を意識した社内連携と丁寧な働き方を実現しています。 

常滑運輸株式会社のご紹介

1951年設立の常滑運輸は、愛知県常滑市を拠点に約100名の従業員と30台の車両で中部地域の物流を支える企業です。建材等の地場配送や広大な自社倉庫での流通加工など、サプライチェーンを一気通貫で支える総合アウトソーシングを提供しています。Gマークやグリーン経営認証を早期に取得し、最先端の熱中症対策や資格取得支援、ボランティア活動にも注力。「みんなを笑顔に」という理念のもと、持続可能な物流体制を構築しています。

ー 伊藤さんと新美さんのこれまでのご経歴を教えてください。

伊藤さん（営業部長）：  若い頃は音楽活動をしていて、ロックやデジタル系の音楽を作っていました。生活費を稼ぐために職人のアルバイトなどを転々とする中で、実家が運送業をやっている先輩の家に遊びに行く機会があり、そこで2tトラックに乗せてもらってバイトをしたのがこの業界に触れた最初でした。

その後、音楽活動に区切りをつけ「そろそろちゃんと働かなきゃな」と思った時に、トラックドライバーなら深夜のイメージがあって移動中に音楽も聴けるなという動機で常滑運輸に入社しました。今年で16年目になります。

 

ー 異業種からの転職、最初はどのような業務からスタートされたのですか？

伊藤さん：まずはドライバーとして入社しました。5〜6年は現場でトラックに乗っていましたね。

ただ、結婚をきっかけに自身のキャリアを考えるようになり、どうせ長く運送業界に携わってきたのだから内勤の仕事もできるように資格を取ろうと思っていた時に、少し体調を崩してしまい、倉庫の仕事へ異動しました。

快復したとき、ちょうど今の常務から「配車をやってみないか」と声をかけていただき、運行管理者の資格を取得したんです。それから配車もするようになりました。

そのような背景もあり、配車や倉庫作業の立ち上げなど、社内業務を転々とするうちに全社の仕事の動きが分かるようになっていきました。運送や倉庫の窓口として取引先と喋る機会も増え、今は営業部長として、垣根なく事業を統括的に幅広く見ています。

 

ー 新美さんのご経歴や入社のきっかけについても教えてください。

新美さん（業務担当）： 私は7〜8年前に入社しました。それ以前は、家具の店舗販売、タイルの製造、機械の製造・組み立てといった仕事をしていました。どの職種でも必ず「配送」が深く絡んでいたため配送業に関心を持ち、今の会社にたどり着いた形です。

フォークリフトの資格を持っていたので、入社してからまずは3〜4年ほど倉庫の作業に携わりました。それから、2年弱ほど配車の仕事を経験し、残りの2〜3年で経理や総務といった業務全般を担当するようになって、現在の業務担当に至ります。

ー  ロジックス導入前、具体的にどのような課題を感じていましたか？

伊藤さん： 配車をやっていた当時、とにかく「すべてが紙」でした。当時は運送業に特化した請求書発行システムを入れていたのですが、社内での使い方がイレギュラーすぎて、本来の正しい使い方ができていませんでした。

そのため、取引先から運賃改定の交渉を持ちかけられたり、実績データの提出を求められたりした際、システムから見たいデータが引き出せない。結局、自分でExcelにデータを打ち直して、別の資料をゼロから整形して渡すという二重、三重の手間が発生しており、ものすごいストレスでした。

当時は世の中も電子化が今ほど普及していなかったため、取引先からの依頼はほぼFAXです。1日分の依頼書がカレンダーのように日付ごとに留められた分厚い紙の束になっていて、そこに手書きで書き込んで配車表に活用し、運行が終わると高さ10cmほどの箱にバサバサと入れていくのですが、毎日それが2〜3箱分になる。

それを今度は経理の人が見て、請求書を発行するために再度確認・手入力していくという流れでした。当時、配車担当が毎月、数十時間を超えるような残業が常態化しており、「自分が配車から外れた時、これは変えるべきだよな。上流から仕組みを変えていこう」と、自身の管轄業務全体を変える必要があると強く感じていました。

 

ー システムがありながら、アナログな作業が残っていたのですね。

新美さん： 私たちのオフィスは非常に狭い空間で、配車係と私たち経理・総務側がほぼ一緒に業務をやっているのにも関わらず、連携性がありませんでした。配車担当は「とにかく車を割り振って運行を回すこと」に関心が強かったのですが、1件1件の仕事の売上を、確認できる仕組みがなかったんです。

そのため、スポットの案件などがあると、配車担当がFAXにメモした「Aさんが運行」という書き込みだけで回ってきてしまい、「これ、どこの仕事？運賃はいくら？」と、経理側で確認する業務が頻繁に起こっており、配車・経理の双方にとって負荷がかかっていました。

オフィスの中で「これ何だっけ？」「さあ？」と不毛な確認作業に時間を取られており、ここに連携性が生まれるといいなと思っていました。

ー 選定にあたっては、かなり多くのシステムを比較されたと伺いました。

伊藤さん： かなり早い段階から私の方でシステムを入れようと提案し、一人で展示会にも足を運んで情報収集をしていました。ただ、弊社の配車は特殊だったんです。事前にカチッと配車を組んでおくのではなく、顧客の工場の出荷状況や、倉庫の荷物の準備状況に鑑みてタイムリーに配車を組み替えていく仕組みでした。

そのため、案件を自動で距離計算して配車を組むようなシステムは私たちの現場には全くマッチしませんでした。私たちが求めていたのは、イメージとしてはホワイトボードに近い、タイムリーに配車を組み替えられる配車表だったんです。なかなか理想のシステムに出会えず、2年ほどずーっと探し続ける間、ロジックスは候補にあり続けました。

 

ー 他社と比較した時、決定打となったポイントはどこでしょうか

伊藤さん：  最終的には3社ほどのクラウドシステムに絞り込んで比較したのですが、どこも一長一短で中々ぐさっと刺さるものがありませんでした。しかし、検討を続ける中で、私自身のシステムに対する要望が途中から変わってきたんです。

当初は配車の効率化（手間の削減）を目指していましたが、自社の配車の組み方に対しシステムと乖離があり、配車の手間そのものは削れないことが分かりました。としたときに、「如何に直感的に配車しやすいシステムかどうか」「ホワイトボード的な配車がシームレスに使えるかどうか」に要件が変わったんです。

次いで、入力した綺麗なデータがそのまま後ろの工程に繋がり、請求書が出しやすいかどうかも重視しました。

 

 ー 新美さんは導入当時の様子をどのように見ていましたか？

新美さん： 私は導入が決まってから現在の業務担当に入ったのですが、それまでの業務を見ていて「今より効率的にしたいな」という思いはずっとありました。社内で又聞きとしてロジックスの話は聞いていたので、導入したときには絶対に現場が効率化されて楽になるだろうなと思っていました。

ー 現在、どのようにロジックスを活用されていますか？

伊藤さん： 日々の配車、請求、支払管理をメインに活用しています。ロジックスで配車指示を出すこと自体が、そのまま「実績情報」としてシステム内に残るため、これまで発生していた実績の入力仕事や請求書の作成作業自体が削減されました。

以前は本当に工数がかかっていて、毎日1日分の仕事を処理するのに1.5人〜2人がかりで対応していたのですが、今は1人が半日程度作業すれば済むようになっています。月にならしても、1日あたり3〜4時間の業務削減効果が2人分、確実にでています。

 

ー 具体的にどの程度の効果がありましたか？

新美さん： 作業時間が半分になりましたね。これまでは新しい案件が来るとその分だけ入力の手間が増えていたのですが、ロジックスで定常案件を作っておけば、今後案件が増えても業務全体の時間削減につながると思います。 

また、一番大きな変化は、配車と請求のコミュニケーションが増すようになったことです。初期はロジックスの使い方がメインの会話でしたが、今では配車担当とバックオフィス側が「売上や利益」を意識したコミュニケーションを取るようになってきています。
 

伊藤さん：  当時はスポットの仕事があると、経理側が配車担当から一回一回確認しないと詳細が分かりませんでした。そこがシステムで繋がったことで、後ろの工程を意識した仕事になり、仕事自体が非常に丁寧になりました。

配車係が「自分が雑にやると、後ろの工程の人が困るな」ということを意識して仕事をするようになったと感じます。さらに、ドライバーの日報提出についても、以前は1人1人が好き勝手に書いているオリジナルな状態だったのですが、ロジックスの導入をきっかけにフォーマットを1つにまとめることができたのもかなり大きいです。

ー 今後、さらに使いこなしていきたい機能はありますか？

新美さん：   実務的な細かい要望になるのですが、途中で価格（運賃）の変更などがあった際、月初からバタバタしてしまうのを解消したいです。キリがいいように変更タイミングを月初にしているのですが、どうしても月末・月初は請求書作成のタイミングと重なってバタバタしてしまいます。

そのため、価格が変わることが分かった段階で、ある程度システム内で変更の「予約」が出来る機能があると嬉しいなと思っています。

 

ー 最終的にはどのような状態を目指されていますか？

伊藤さん：  がちがちに働き続ける会社にしたくはありません。本来、やらなくていいはずの非効率さやアナログ業務のせいで残業して働くような会社にしたくないんです。プライベートも大事に出来て、心にも体にも余裕がある明るい会社にしていきたいですね

ー 導入を検討している同業他社の方へ、アドバイスをお願いします。

伊藤さん：  ロジックスにして良かったなと思うところの1つに、こちらから「こういうことできないか」と要望を挙げたときに「できない」という回答が圧倒的に少ないことです。「時間をください」と言って、柔軟性や拡張性を持って多少時間がかかっても対応してくれています。

それが結果として、今のバックオフィス業務の劇的な効率化に繋がっています。もし今、紙とかFAXなどのアナログ業務が多くて「どこからテコ入れしたらいいか分からない」と悩んでいる運送会社様がいれば、一度営業さんにお話しを聞いてみたら良いのではないかと思います。

新美さん：    私の立場からは、「うちの会社でこれだけ上手く使えているんだから、他の会社でも絶対に使いやすいシステムじゃないか」と思います（笑）。

ロジックスは導入してからも、どんどん新しい機能がリリースされています。導入するタイミングによってさらに提供機能が増えて良くなっているため、具体的に「ここが良い」と言いにくい部分があるくらいです。「どんどん要望に応えてアップデートしてくれるからおすすめだよ」と、自信を持っておすすめします。
 

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