導入事例
株式会社協和商会 様

1958年に神奈川県で創業し、関東圏でダンプを用いた鉄鋼原料や素材、産業廃棄物の輸配送を行う株式会社協和商会。アナログ業務が多く、請求漏れや金額ミスが課題であったそうです。そんな課題解決を主導された小島業務課長に、ロジックス導入のきっかけや導入後の効果、今後の展望を伺いました。

• デジタコのデータを自動で取り込めるようになったため、労務管理の可視化が進み、給与計算や残業時間の把握の正確性が向上

• 配車に要していた時間が数分で完結

• 伝票処理がシステム化され、手入力の負担が軽減

• 配車と請求がシステムで繋がったことで請求漏れや金額の不一致など請求ミスを防ぐとともに処理スピードが向上

──これまでの経歴や業務を教えてください

以前はコンビニへの食品輸配送を手がけておりました。ドライバーから始まり、配送管理、倉庫管理、そして営業所の所長まで、幅広い業務を経験しました。労働時間も長く終電になることも多かったです。

長年の経験の中で運送業界特有のアナログな働き方をずっと身近に感じておりました。。 

──具体的にどういうところがアナログでしたか？

配車業務や労務管理など、ほとんどの業務をアナログで行っていました。

具体的には、配車業務は電話やFAXで受けた依頼を、手作業で配車表に記入していました。車両やドライバーの選定、ルートの決定なども担当者の経験と勘に頼るところが大きく、非効率なだけでなく、ミスも発生しやすい状況でした。

運賃の管理においても手打ち作業が多く、計算ミスも起こりやすかったです。

例えば運賃関連だと、運んだ物や何t運んだかで変動する料金体系があります。ただ、そこも数字が管理できていないと肌感覚で運賃計算をしており、配車マンによって単価が違ったりという問題もありました。

さらにこれらの情報を元に、手作業で計算機を叩いて粗利や原価を算出していました。

勤怠・労務管理は特にアナログでは管理が難しかったです。ドライバーが運行記録を紙で提出していたため、労働時間の集計や残業時間の計算などに、本当に苦労しました。

紙の書類の山と格闘しながら電卓を叩いて労働時間を計算するという気が遠くなるような作業でした。しかも手計算なので、どうしてもミスが出てしまう。給与計算に影響が出たり、労働時間のコンプライアンス違反のリスクがあったりと、常に不安を抱えていました。

 

── 業務のデジタル化にこれまでチャレンジしなかったのですか？

デジタル管理を進めたく、実際いくつかのシステムを試したのですが、なかなか「これだ」というものに出会えなかったんです。

それぞれの業務を効率化するものはいっぱいあります。例えば、配車、請求、運行管理など特化した様々なシステムを検討しました。しかし、思い描く理想通りに解決できるものがありませんでした。

あるシステムは配車管理の機能は充実しているものの、請求業務との連携が弱く、結局別々にデータ入力が必要でした。また、別のシステムはデジタルタコグラフとの連携がうまくいかず、労務管理に活用できませんでした。

さらに他のシステムでは移行するまでの入力作業が多く、複数フォーマット対応のメンテナンスが大変でした。エクセル管理と変わらないシステムでは導入する意味がないと思いました。

最初は会社の代表がトラック協会の講演会でロジックスの説明を聞いたことがきっかけですね。正直それまでは聞いたこともなかったのですが、「配車」と「請求」を一元管理できるという点に惹かれました。他のシステムにはなかったためです。

配車情報をもとに請求業務を行うので、別々のシステムで管理していると、どうしても情報に齟齬が出てしまい入力ミスが発生しやすくなります。ロジックスでは配車情報と請求情報が繋がっているため、入力の手間が省けるだけでなく、請求漏れや金額のズレが減り、請求業務がスムーズになりました。

あとはデジタコとの連携も大きな魅力でした。以前はドライバーから提出された運行記録を手作業で集計していました。

他社と比較してトライアルの期間が短かったのですが、早く決断できた理由は、一元管理ができることとシステム導入のサポート体制です。

配送実績に基づいて請求を行うため、別々のシステムで管理するとミスが発生しやすいという課題がありました。ロジックスではデータ連携や移行が既存のものをそのまま活かせ、移行までのサポートやカスタマイズが充実しており、使いやすいと感じました。

トライアル期間中だけでも、今までやりたかったデータの一元管理が実感できました。メンテナンスも容易で、他社のシステムに比べて手間がほとんどかからない点も魅力でした。

── 導入後の効果はいかがでしたか？

導入効果は想像以上でした。少人数での対応、業務数値の可視化、請求業務や勤怠管理の効率化など、様々な効果がありました。

配車時に車両やドライバーが1つのシステムで管理できるため、担当者の負担が大幅に軽減されました。以前は配車表作成に時間がかかりましたが、今では数分で完了できます。

労務管理でも、デジタコから取得したデータを自動で取り込み活用できるようになりました。これにより、労働時間の集計や残業時間の計算が自動化されました。

配車と請求をセットで管理することで、入力の手間が減り、請求漏れや金額の不一致が無くなり業務効率が進みました。ただし、伝票読み取りや配車の一部が手動でしかできず、今後の課題として残っています。
 

── 今後の展望についてお聞かせください。

今後期待する機能は、手書き伝票のOCR化です。現在は手入力で処理していますが、自動化できれば効率化が大幅に進みます。将来的には、様々なフォーマットでも自動読み取りが可能になることを期待しています。

また車両別の原価計算機能があれば、車両の維持費や燃料費の個別管理が正確になり、収益改善に繋がります。

ロジックスは、車両が20～30台以上で複数人が紙やExcelで業務を行う会社に特におすすめです。定期便が多い会社より、スポット業務が多く運賃バリエーションが多い会社にも効果的です。柔軟なカスタマイズ性も大きな魅力で、環境変化に応じて柔軟に対応できる点を評価しています。（笑）

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